Consulenza riorganizzazzione personale del Comune|Il PD mantiene le sue critiche

Interrogazione presentata in data 25 marzo 2013 da consiglieri comunali vari del Partito Democratico (primo firmatario Maura Ruggeri) circa l'affidamento di una consulenza per la riorganizzazione del personale.
Premesso che si apprende da notizie di stampa che l’Amministrazione Comunale avrebbe affidato ad una consulenza esterna l’incarico di effettuare un’analisi dell’attuale assetto del personale; tale decisione ha suscitato un vivace dibattito e provocato la reazione delle rappresentanze sindacali del personale, considerato che tale analisi dovrebbe rientrare a pieno titolo nelle competenze dei dirigenti; i motivi e l’oggetto della consulenza non sono chiari. Tutto ciò premesso i sottoscritti consiglieri interrogano il Sindaco e la Giunta per conoscere: se esiste un rapporto con la consulenza, precedentemente affidata, riguardante l’elaborazione di un documento di programmazione e pianificazione per la razionalizzazione dell’assetto del servizio ICT dell’Area Risorse Umane e tecnologiche così come previsto dal protocollo d’intesa tra il Comune di Cremona ed Aemcom Srl di cui alla deliberazione di Giunta Comunale 147 del 30 agosto 2012; attraverso quale deliberazione l’Amministrazione esprime gli indirizzi relativi alla riorganizzazione del personale che dovrebbero motivare l’incarico; quali sono i costi effettivi a carico dell’Amministrazione.
All’interrogazione ha risposto l’assessore Maria Vittoria Ceraso: In merito al progetto di revisione dell’assetto organizzativo di Ente, è da premettere che, nella fattispecie, i criteri orientativi dell’azione amministrativa sono riscontrabili in alcune azioni previste nel programma n. 7 (Dal cittadino alla Pubblica Amministrazione) delle Linee Programmatiche di Mandato 2009 – 2014 del Sindaco, in particolare: “riorganizzare gli uffici, i servizi e le competenze, al fine di realizzare maggiore chiarezza ed efficacia operativa”; “consolidare l’informatizzazione degli uffici ed assicurare alla struttura un adeguato standard tecnologico operativo”.
La Giunta Comunale, nell’approvare lo schema organizzativo dell’Ente per l’anno 2013 (deliberazione n. 227 del 27/12/2012), ha dato atto dell’opportunità di riesaminare l’assetto medesimo, sulla base di una puntuale verifica delle competenze attribuite ai vari settori e servizi dell’Ente e pertanto, in uno sviluppo successivo, della dotazione organica complessiva, da operarsi a cura del Direttore Generale con l’ausilio del Segretario Generale e del Direttore del Settore Personale. Nell’ambito della discussione collegiale è emersa anche l’opportunità di fare ricorso a soggetti portatori di una visione esterna rispetto alle dinamiche organizzative proprie dell’ente.
La Direzione Generale, cogliendo l’esigenza di approcciarsi alla tematica con il supporto e l’ausilio di una struttura professionale, dotata delle necessarie competenze anche di ordine scientifico, ha inteso avvalersi della Società Pragmata di Reggio Emilia. Tale coinvolgimento è stato ritenuto opportuno anche sulla scorta di considerazioni di ordine pratico, che portano ad evidenziare la necessità di integrare le esperienze e le professionalità già presenti nell’Ente con una struttura in grado di arricchire tale bagaglio con il necessario distacco dalle quotidiane incombenze, dotata di uno specifico know how in tema di consulenza organizzativa e gestionale e miglioramento delle prestazioni aziendali.
Il progetto assegnato è strutturato nelle seguenti fasi:
1.completamento della mappatura dei processi propri dell’organizzazione;
2.rilevazione e misura delle prestazioni inerenti i processi;
3.progettazione nuovo assetto organizzativo.
L’orientamento ai processi connota fortemente il lavoro, in un’ottica tesa ad individuare le opportunità di armonizzazione delle funzioni e delle attività in vista di un migliore risultato per il cliente/utilizzatore, senza necessariamente fare riferimento ad ambiti specialistici altamente frammentati.
Tale visione di base era stata già condivisa in occasione del Protocollo d’intesa stipulato tra Comune di Cremona e AEMcom srl  (deliberazione di Giunta n. 147 del 30/08/2012) in ordine alla ipotesi di razionalizzazione dell’assetto del servizio ICT del Comune, in relazione al quale la previsione di un coinvolgimento anche di soggetti esterni ai sottoscrittori ha trovato concretizzazione con l’affidamento al prof. Castagna (referente di Pragmata) del ruolo di coordinamento del gruppo tecnico di lavoro che ha affiancato AEMCom, relazionando puntualmente all’Amministrazione sullo sviluppo dei lavori.
Motivi ed obiettivi dello studio hanno avuto per oggetto una revisione critica dell’attuale assetto, volta ad evidenziare i servizi “core” dell’Ente, attraverso una prospettiva realizzabile su un arco temporale non inferiore a tre/quattro anni, tenuto conto altresì della progressiva riduzione delle risorse disponibili. Sulla scorta del lavoro di analisi effettuato sul ruolo di prospettiva del Servizio ICT, il progetto ha cercato di leggere l’organizzazione non tanto o solo per settori/aree di competenza specialistico-funzionali, ma per “processi”, cioè analizzando e rideterminando tutte le interrelazioni ed interfunzionalità possibili nella prospettiva del cliente interno/esterno.
La metodologia di lavoro si è articolata dapprima nella mappatura dei processi attualmente in corso e nella rilevazione dei dati di funzionamento degli uffici.
Il lavoro ha previsto l’insediamento di un team costituito da circa 30 componenti interni che, dopo un periodo di formazione, ha partecipato a tutte le fasi del progetto, affiancato da due consulenti in veste di “tutor” per il supporto necessario alla concreta applicazione dell’approccio e della metodologia di lavoro.
Parallelamente al completamento della fase di documentazione dei processi organizzativi, il gruppo ha affrontato la rilevazione delle prestazioni lavorative, con utilizzo di tecniche di campionamento statistico. Questa tecnica (denominata work sampling) non ha la finalità di valutare qualità/produttività individuali, ma di fornire indicazioni in forma aggregata sull’attuale organizzazione del lavoro quindi di raccogliere dati quantitativi sull’impiego delle risorse. E’ stato quindi individuato un numero limitato di attività tipiche rilevato quotidianamente in orari diversi per un periodo di tre settimane. L’osservazione ha riguardato 360 operatori con 13.837 rilevazioni effettuate. L’esito finale della rilevazione consente di evidenziare una percentuale (14%) di attività priva di valore aggiunto ma soprattutto di confermare l’enorme spazio di implementazione dei sistemi ICT per conseguire sempre migliori performance di razionalizzazione e di contenimento delle risorse.
Nel complesso lo studio ha rilevato un livello di coordinamento di alcuni processi trasversali inferiori alle potenzialità utilizzabili con forti investimenti informatici e che produce attualmente ancora frammentazioni di responsabilità.
Inoltre talune attività strategiche hanno un presidio inferiore rispetto al ruolo di prospettiva del Comune. La progettazione del nuovo assetto si esplicita per aree di valorizzazione di servizi strategici con importanti passaggi di centralizzazione, di sviluppo delle attività di controllo e pianificazione organizzativa (dove il supporto informativo svolge il ruolo di attore e non di esecutore) di una nuova impostazione delle attività connesse alla gestione del territorio (pianificazione e realizzazione) e con una importante rivalutazione delle attività di promozione del tessuto socio-economico della città che fa leva anche sugli aspetti culturali-turistici e di rapporto con le Università. Il progetto descrive un assetto “a tendere” con forte valorizzazione del ruolo manageriale della dirigenza e quindi con investimenti in termini di formazione e sviluppi informativi. A tal fine consiglia una fase di transizione secondo modelli giuridico gestionali (numero dirigenti in staff; numero posizioni organizzative) dell’Ente che consentano quella ulteriore micro analisi all’interno delle aree/settori che sviluppando la logica dei processi consenta nel tempo un ulteriore ridimensionamento delle risorse utilizzabili.
A fronte di tutte le attività previste (comprese quelle di carattere formativo): incontri preliminari, convocazioni gruppo di lavoro, progettazione e valutazione attività di work sampling, definizione e analisi dei processi afferenti a tutte le articolazioni organizzative dell’ente, proposte di modifiche all’assetto attuale, elaborazione documento di sintesi finale
il corrispettivo stabilito per le prestazioni ammonta da euro 18.150 IVA compresa, importo che, alla luce del mercato di riferimento, appare assai contenuto in relazione alla qualità e alla quantità delle prestazioni eseguite.
La consigliera Maura Ruggeri si è detta non soddisfatta della risposta ottenuta.
Cremona 27 maggio 2013